Virtuellt arbete och kunskapsbank

Allt fler företag inser att det går att göra stora besparingar i tid och kostnader genom att delvis ersätta fysiska möten med virtuella. ”Collaboration” som det också kallas, är här för att stanna.

Att kunna arbeta virtuellt är viktigt för många företag idag. Konjukturen svänger. Att kunna minska företagets kostnader för resor. Att bygga upp kompetens och rutiner för att kunna jobba på samma sätt från flera länder.

Virtuellt samarbete i alla konjunkturer

Kanske är ditt företag ett teknikföretag, som upplever högkonjuktur och har väldigt mycket att göra nu. Många passar på att byta jobb. Ditt företag nyanställer personal, men hinner inte att introducera de nyanställda. En digital kunskapsbank med gruppens rutiner och ansvarsområden kan då bli till hjälp. Annars kan ju kompetensen lämna företaget.

Och tvärtom, när företag upplever lågkonjuktur ska färre i personalen göra mer, och kanske rentav sådant som inte var deras arbetsuppgifter från början. Även då kan en kunskapsbank med gruppens rutiner och ansvarsområden bli till hjälp.

Dokumentation är en ledningsfråga

Vill du som chef att medarbetarna ska dokumentera sitt arbete? Dokumentation är en strategisk fråga för ledningen att fatta en rad beslut om. Underlätta för personalen att dokumentera verksamhetskritiska rutiner. Vilka roller ska personalen ha? Vilket verktyg är lämpligt för detta ändamål?

Exempel: En internationell supportorganisation som jobbar dygnet runt behöver hantera inkommande kundärenden på samma sätt oavsett i vilket land detta görs. Om ditt företag är internationellt med ett stort tjänsteutbud, kanske det finns behov av att standardisera texterna i kommunikationen med kunder på flera språk. Behövs fler varianter på en viss text, uppdateras detta centralt i en databas istället för att varje person komponerar sin egen version.

Minska företagets kostnader för resor och undvik kompetensförlust

Och så det här med möten. Ibland är det viktigt att träffas, och svårt att diskutera vissa frågor enbart med hjälp av e-post och telefon. Visst är det viktigt att använda en bra utrustning för videokonferens. Men hur kan ditt företag sedan samla all kunskap som kommer fram i dessa forum?

Naturligtvis kan inte virtuella möten ersätta alla fysiska möten. Men genom kunskapsbank och virtuella möten går det att effektivisera verksamheten, så att personalen sparar tid och därmed företaget pengar. Och som dessutom är bättre för miljön.

Kunskapsbank kan användas för att kommunicera till kunder på samma sätt, oavsett vilken person eller vilket land som hanterar ett visst ärende.

Fördelarna med digital kunskapsbank

Digital kunskapsbank har följande fördelar:
» Säkrar att kompetensen behålls inom företaget
» Skapar delaktighet hos personalen
» Går enkelt att uppdatera
» Samlar relevant information på ett ställe

» Läs mer om verktyg för kunskapsbank
» Läs mer om kunskapsbank för försäljningsorganisationen
» Läs mer om virtuellt arbete för miljön